Съгласно чл.88б от Закона за гражданската регистрация, консулското длъжностно лице /КДЛ/ в чужбина, въз основа на Националния електронен регистър на актове за гражданско състояние /НРГС/, може да издава:
- дубликати на удостоверения за раждане;
- дубликати на удостоверения за сключен граждански брак;
- препис-извлечения от акт за смърт.
КДЛ може да направи това само и единствено за граждански събития, които са настъпили в периода след 31.12.1999 г.
Молбите за снабдяване с всички останали документи се подават директно пред българските общински органи, БЕЗ ПОСРЕДНИЧЕСТВОТО НА ДП/КП (например удостоверения за семейно положение, удостоверения за сключване на брак от български гражданин в чужбина, удостоверение за наследници и др.).
Считано от 13.10.2018 г. е преустановено предоставянето на услугата "Съдействие за издирване в чужбина на физическо лице" чрез Министерството на външните работи или ДП/КП на Република България, доколкото тези действия и правомощия са свързани функции на международното оперативно сътрудничество и попадат във функционалната компетентност на МВР.
Важно! КДЛ няма право да използва наличната в НРГС информация като основание за изготвяне на „служебни бележки, удостоверения и др.”, които заместват изрично предвидени в закона документи, издавани от общинските органи в Република България.
Многоезични извлечения от актове за гражданско състояние (раждане, брак, смърт)
На 18.12.2013 г. за Република България влиза в сила Конвенцията за издаване на многоезични извлечения от актове за гражданско състояние, подписана във Виена на 8 септември 1976 г. и обнародвана в ДВ, бр. 108 от 17.12.2013 г.
Конвенцията предвижда въз основа на актовете за гражданско състояние, освен сега издаваните документи по чл. 88 от Закона за гражданската регистрация (ЗГР) (удостоверения за раждане и за сключен граждански брак, препис - извлечения, пълни преписи и заверени копия от актовете за гражданско състояние), да се издават и извлечения на формуляри по утвърдени образци:
Образците, които Република България са одобрени с Решение № 528/05.09.2013 г. на Министерския съвет.
Формулярите се отпечатват двустранно. На лицевата страна на формуляра, непроменливият текст се отпечатва задължително на български, френски и английски език.
Извлеченията, регламентирани в Конвенцията имат същата доказателствена сила, като документите, издавани въз основа на актовете за гражданско състояние съгласно чл. 88 от ЗГР. Издаването на многоезични извлечения за актове за гражданско състояние, издадени от една държава-членка по Конвенцията, обнародвана на 17 декември 2013 г. в ДВ, се признават и имат пряко действие на територията на останалите страни-членки (без необходимост от легализация или друга подобна формалност). Този ред за издаване на актовете пести време и средства на гражданите.
Извлеченията се издават от органите, компетентни да издават документи въз основа на актовете за гражданско състояние съгласно ЗГР - длъжностните лица по гражданско състояние в общините (от общината, в която се съхранява съответния акт, т.е. в съответната община, в която се е родил, сключил брак или където е починал) и консулските длъжностни лица в чужбина. Актът се издава срещу документ за самоличност.
Извлеченията се издават, когато са поискани от заинтересована страна. Право да получат тези извлечения имат лицата, регламентирани в чл. 88а от ЗГР, а именно:
- от акт за раждане - лицето, за което се отнася актът за раждане, неговите родители или законни представители;
- от акт за сключен граждански брак - страните по акта.
- от акта за смърт - наследниците на починалото лице.
Извлеченията могат да се издават и на трети лица, изрично упълномощени от лицата, имащи право да ги получат, както и при поискване от държавен орган или община, когато това е свързано с административното обслужване на лицата, вписани в акта.
Данните във формулярите се вписват с печатни букви от латинската азбука. Освен това те могат да бъдат вписани и на български език.
За изписване на наименованията на населени места с букви от латинската азбука се прилага Законът за транслитерацията.
За изписване на имената на физическите лица с букви от латинската азбука се ползват данните от регистъра на населението — „Име на латиница от ДС". В случай, че в регистъра на населението няма данни за имената на латиница, за издаването на извлеченията може да се ползват данни от официални документи на лицата (документи за самоличност или документи по гражданско състояние, издадени от чуждестранен компетентен орган и др.). При липса на документи може да се прилага Законът за транслитерацията, след постигане на съгласие със заинтересованите лица относно начина за изписване на имената с латински букви.
При издаване на извлечения въз основа на актове, в които има отразени бележки, в извлеченията се вписва последното състояние на данни.
Извлеченията, издадени въз основа на Конвенцията, се приемат без легализация на територията на всяка държава, обвързана с Конвенцията.
Страни по Конвенцията освен България са: Германия, Австрия, Белгия, Испания, Франция, Гърция (която е подписала, но не е ратифицирала Конвенцията), Италия, Люксембург, Холандия, Португалия, Швейцария, Турция, Словения, Хърватия, Македония, Босна и Херцеговина, Сърбия, Полша, Черна гора, Молдова, Литва, Естония и Румъния.
Доколкото Конвенцията не третира въпроса относно превода на извлеченията, няма пречка да бъде изискван официален превод, когато длъжностното лице по гражданското състояние прецени, че има нужда от такъв.
